Axioma-SAF-T_UA

Де знайти інформацію про формування SAF-T UA?

Актуальну та практичну інформацію щодо формування файлу SAF-T UA ви можете отримати:

• на наших регулярних семінарах і вебінарах з формування SAF-T UA;
• на YouTube-каналі Axioma-SAF-T_UA, де ми розбираємо практичні кейси, типові помилки та вимоги ДПС.

Що таке файл SAF-T UA?

SAF-T UA (Standard Audit File for Tax, Україна) — це стандартизований електронний файл у форматі XML, який містить детальні бухгалтерські та податкові дані підприємства за визначений період.
Файл SAF-T UA призначений для автоматизованої перевірки облікових даних органами ДПС без безпосереднього втручання в облікову систему платника податків.

Навіщо SAF-T UA потрібен?

SAF-T UA (Standard Audit File for Tax, Україна) — це стандартизований електронний файл у форматі XML, який містить детальні бухгалтерські та податкові дані підприємства за визначений період.
Файл SAF-T UA призначений для автоматизованої перевірки облікових даних органами ДПС без безпосереднього втручання в облікову систему платника податків.

Навіщо запроваджено SAF-T UA?

Державна податкова служба України (ДПС) реалізує курс на цифровізацію та автоматизацію податкового контролю, насамперед щодо великих платників податків.
З цією метою ДПС:

• створила спеціалізоване програмне забезпечення для аналізу бухгалтерських даних;
• перейшла від перевірки паперових документів до аналізу структурованих електронних даних;
• запровадила єдиний стандарт передавання облікової інформації — SAF-T UA.

Чому потрібен окремий файл SAF-T UA?

Бухгалтерські системи підприємств (1С / BAS / SAP / інші ERP) мають різну структуру даних.
Для коректного автоматизованого завантаження та аналізу інформації ДПС необхідний уніфікований формат.
Саме для цього був розроблений файл SAF-T UA, який:

• уніфікує структуру бухгалтерських даних;
• забезпечує однозначне трактування показників;
• дозволяє ДПС автоматично аналізувати операції, залишки, проводки, податкові дані.

Що дає SAF-T UA на практиці?

Для ДПС:

• автоматизований аналіз великих масивів даних;
• фокус на ризикові операції;
• зменшення ручної роботи інспекторів.

Для платника податків:

• прозорий формат взаємодії з ДПС;
• зменшення кількості запитів і пояснень;
• підготовка до е-аудиту та цифрових перевірок.

Чому саме зараз найкращий час для впровадження SAF-T UA?

Впровадження програми для формування файлу SAF-T UA доцільно розпочинати саме зараз з таких причин:

1. Можливість співпраці з ДПС - Наразі існує можливість укладання меморандуму з ДПС, що дозволяє працювати в тестовому режимі, отримувати методологічну підтримку та мінімізувати відповідальність за технічні помилки на етапі впровадження.
2. Постійне зростання вимог ДПС -Вимоги до структури та контрольних співвідношень SAF-T UA постійно розширюються. Ранній старт дає змогу впроваджувати рішення синхронно з розвитком вимог ДПС, без авральних змін у майбутньому.
3. Висока тривалість впровадження - Формування SAF-T UA — це не одноразова дія, а комплексний проєкт. Після офіційного запровадження обов’язковості може не вистачити часу для якісної підготовки.
4. Обмеженість кваліфікованих ресурсів - Процес вимагає залучення фахівців з бухгалтерського обліку, податків і ІТ. Після прийняття відповідного законодавства такі ресурси стануть дефіцитними.
5. Виявлення проблем в облікових даних - Під час впровадження зазвичай виявляються “дефіцити” даних — відсутні аналітики, некоректні довідники, нестандартні алгоритми обліку. Завчасне впровадження дає можливість виправити ці недоліки без тиску строків.

Для чого потрібна програма Axioma-SAF-T_UA?

Axioma-SAF-T_UA — це спеціалізована програма для автоматизованого формування файлу SAF-T UA з бухгалтерських систем.

Програма виконує роль ретранслятора бухгалтерських даних:

вона перетворює дані з різних облікових програм (1С / BAS / SAP та інших ERP) у єдиний стандартизований формат SAF-T UA, придатний для подання до ДПС.

Axioma-SAF-T UA розбирає бухгалтерський облік до Проводки та Сальдо (доски та кірпіча) і складає облік SAF-T UA

На які етапи поділяється процес подачі файлу SAF-T UA?

Процес подачі та перевірки файлу SAF-T UA умовно поділяється на три основні етапи:

Етап 1. Валідація файлу

• Етап подання файлу через Податковий кабінет.
• Перевіряється технічна коректність файлу: структура, формат XML та можливість його завантаження в інформаційну систему ДПС.

Етап 2. Квитанція №2 (автоматизовані контроли)

• Етап автоматичної перевірки обов’язкових контрольних співвідношень.
• Перевіряється наявність і узгодженість синтетичних та аналітичних балансів, а також повнота й логічна цілісність поданих даних.

Етап 3. Е-аудит

• Безпосередній податковий аналіз даних.
• ДПС здійснює перевірку господарських операцій, показників обліку та податкових ризиків на основі інформації з файлу SAF-T UA.

Завантаження даних з декількох баз, в тому числі для Філій та Консолідації;

Завантаження даних не тільки для BAS програм;

Робота з великими базами даних (масштабованість);

Зберігання інформації SAF-T UA в регістрах BAF дозволяє не тільки формувати SAF-T UA, але і його перевірка для «квитанції 2» та робити «е-аудиту» (Просто побудувати любу звітність, для звірки сформованих даних SAF-T UA);

Налагодження програми можуть робити аудитори (Не потрібні програмісти для формування SAF-T UA для підключення документів);

Побудова партнерської сітки з аудиторськими компаніями для формування файлів SAF-T UA у клієнта;

В фалах SAF-T UA є 7 Журналів:
1.III Бухгалтерські операції (GeneralLedgerEntries)
2.ІV.1 Відомості про продаж (SalesInvoices)
3.ІV.2 Відомості про придбання/закупівлю (PurchaseInvoices)
4.ІV.3 Відомості про платежі (Payments)
5.ІV.4 Операції із запасами (MovementOfGoods)
6.ІV.5 Операції з необоротними активами (AssetTransactions)
7.ІV.6 Інформація про бухгалтерські довідки та інші первинні документи (OtherSourceDocuments)

В кожному журналі є по 6-7 таблиць, які потрібно заповнити із Проводок та Документів завантажених з Бухгалтерії, з урахуванням регістрів ПДВ (перша подія та дата оподаткування);

Для забезпечення можливості роботи з великими базами даних (масштабування), для заповнення кожної із 40 таблиць ми робим окрему «кнопку» (процедуру) за кожен окремий день.

Файли SAF-T UA складаються із 170 таблиць в яких мають бути заповнені в загальній суму 900 колонок;

Ми стараємося кожну таблицю формувати окремо, окремою «кнопкою» (процедурою), щоб не перевантажити оперативну пам’ять;

Окрема програма дозволяє організувати формування SAF –T UA на окремому сервері, щоб не заважати роботі сервера де працює бухгалтерія;

Файл SAF-T (Standard Audit File for Tax) - це стандартний формат файлів для обміну податковою інформацією між підприємствами та податковими органами. Він призначений для полегшення процесу обміну податковими даними та їх перевірки. В Україні формат SAF-T UA використовується для надання податкової інформації до контролюючих органів. Файл SAF-T включає в себе деталі щодо бухгалтерського обліку, фінансової звітності, а також інші необхідні дані. Основна мета цього формату - забезпечити узгодженість та достовірність даних, що передаються до податкових органів.

Внутрішній аудит відіграє ключову роль у забезпеченні узгодженості та достовірності даних, що передаються до податкових органів через файл SAF-T UA. Ось основні аспекти цієї ролі:

• Верифікація даних: Внутрішній аудитор ретельно перевіряє всі дані, що включаються у файл SAF-T UA, на предмет точності та відповідності вимогам податкового законодавства.
• Виявлення помилок: Внутрішній аудит допомагає ідентифікувати та виправити помилки у фінансовій та податковій звітності до передачі їх податковим органам.
• Відстеження відповідності стандартам: Внутрішній аудитор забезпечує, що дані, включені у файл SAF-T UA, відповідають встановленим стандартам та правилам обліку.
• Забезпечення прозорості: Аудит сприяє прозорості фінансових операцій та надає впевненість у тому, що всі дані є достовірними та узгодженими.
• Оптимізація процесів: Внутрішній аудит може виявити можливості для оптимізації процесів збору та обробки даних, що зменшує ризик виникнення помилок у майбутньому.

Таким чином, внутрішній аудит не лише підвищує якість даних, що передаються податковим органам, але й сприяє загальній ефективності та відповідності фінансової звітності підприємства.

Звітність у форматі SAF-T UA повинні подавати великі платники податків в Україні. З 27 серпня 2021 року великі платники повинні подавати звіти SAF-T UA в момент запиту податкової служби під час аудиту.
З 1 січня 2025 року це стане обов'язковим для всіх великих платників, а з 1 січня 2027 року - для всіх платників податків на товари і послуги (ВТП).
В проекті закону є дві дати подачі файлів SAF-T UA:

•  01.01.2025 – для великих платники податків
•  01.01.2027 – для платників ПДВ

Для формування звітності в форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу SAF-T UA компанія «Аксіома» розробила програмний комплекс «Аксіома–Аудит з модулем SAF–T UA», який містить наступний функціонал:

• Основне призначення програми Axioma-Audit — проведення е-аудиту «зовнішніми аудиторами», зокрема на основі даних із файлів SAF-T UA.
• Додаткове призначення Axioma-Audit — інструмент для формування компаніями файлів SAF-T UA на основі їхніх бухгалтерських даних.
• Axioma-Audit — програма, яку з 01.09.2021 року активно використовують багато аудиторських компаній для проведення аудиту.
• У Axioma-Audit для обміну даними використовуються XML-файли власної розробки. Формат SAF-T UA також є XML-файлом із чітко структурованими даними.
• Axioma-Audit може працювати з великими обсягами даних: найбільша база містила 27 млн проводок, середній обсяг бази — 2–5 млн проводок.
• Використання файлів SAF-T UA дозволяє проводити «зовнішній аудит» за єдиною методологією, незалежно від бухгалтерської програми, яку використовує клієнт.
• Передбачається, що «зовнішній аудитор» отримуватиме файл SAF-T UA безпосередньо з податкової інспекції, що спростить процес його отримання.
• За наявності файлів SAF-T UA проведення «зовнішнього аудиту» без їх використання стає недоцільним, оскільки дані в SAF-T UA можуть відрізнятися від даних у бухгалтерських програмах. Аудитори без програм для аналізу SAF-T UA не зможуть виконувати аудит.
• Файли SAF-T UA мають пройти перевірку на відповідність XSD-схемі (валідація). Будь-яка невідповідність, наприклад у назві колонки, заблокує завантаження файлу. Дані повинні строго відповідати XSD-схемі.
• Формат SAF-T UA включає близько 170 таблиць із 900 колонками, що унеможливлює ручне заповнення або використання Excel для перенесення даних. XML — єдиний оптимальний формат для таких операцій.
• Структура файлів SAF-T UA дозволяє автоматично звіряти численні показники. Це не просто файл із документами, проводками та сальдо, а файл, де всі дані мають бути взаємно узгоджені.
• Для отримання «Квитанції 2» податкова перевірятиме не лише відповідність XSD-схемі, а й автоматичні контролі. Якщо файл не пройде перевірку, підприємство має 10 днів на виправлення. У разі пропуску терміну штрафи подвоюються відповідно до проєкту ЗУ 6255.
• Дані файлів SAF-T UA мають узгоджуватись із фінансовою звітністю та іншими державними реєстрами.
• На відміну від фінансової чи податкової звітності, через складність обробки SAF-T UA податковою, подання «уточнюючих» файлів може бути неможливим, що підвищує вимоги до точності їх складання.
• Складання SAF-T UA фактично прирівнюється до проведення внутрішнього аудиту, оскільки всі дані мають бути ретельно звірені та узгоджені.